Politika varovanja osebnih podatkov

Namen politike varovanja osebnih podatkov je seznaniti uporabnike storitev in zaposlene ter druge posameznike, ki sodelujejo s podjetjem Vodovod-kanalizacija, d.o.o., o namenu, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov, ki se nanašajo na obdelavo osebnih podatkov..

Da lahko izvajamo naše storitve za vas uporabnike in vas tudi obveščamo, rabimo vaše osebne podatke, katere skrbno zbiramo ter ustrezno varujemo. Imamo določeno osebo, ki je zadolžena za varstvo osebnih podatkov v skladu z Uredbo EU 2016/679 (v nadaljevanju Uredba GDPR). Osebe, ki v našem podjetju lahko dostopajo do vaših osebnih podatkov so zavezane, da jih uporabljajo le za namen, ki je skladen z Uredbo GDPR, z vami sklenjeno pogodbo ali v skladu s pridobljenim soglasjem potrjenim z vaše strani.

Namen zbiranja in obdelave osebnih podatkov

Vaše osebne podatke uporabljamo v naslednje namene:
• za izvajanje naših storitev za vas v skladu z zakonom ali sklenjeno pogodbo,
• za izstavitev računov za izvedene storitve in v primeru neplačila za opominjanje,
• za pošiljanje informacij, obveščanje vezano na izvajanje naših storitev,
• da dosegamo skladnost z ustreznimi zakoni in občinskimi odloki,
• za ugotavljanje vaših potreb in želja, z namenom prilagoditi našo ponudbo in storitev.

Podlage za obdelavo osebnih podatkov

• izpolnitev zakonske obveznosti podjetja oz. opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju obvezne gospodarske javne službe podjetja:
• delovnopravno področje: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčna številka, stalen/začasen naslov, občina in država rojstva, državljanstvo (Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, Zakon o delovnih razmerjih, Zakon o varnosti in zdravju pri delu idr.)

Podatke obdelujemo tudi v okviru priprave izplačil plač, potnih stroškov in drugih izplačil, usposabljanja kadrov, načrtovanja napredovanja, nadomeščanja itd.

• Zakon o lokalni samoupravi, Zakon o gospodarskih javnih službah, ZGD, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, Zakon…

Podatke obdelujemo tudi za morebitno obrambo v pravnih postopkih in zagotavljanja skladnosti z davčnimi postopki, skladnost z zahtevami državnih organov po osebnih podatkih, za zagotavljanje varnosti pri delu idr.

• izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe.

Pogodba, ki jo sklenete s podjetjem, predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Vaši osebni podatki se obdelujejo za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik ne posreduje osebnih podatkov, podjetje ne more skleniti pogodbe ali izvesti storitve v skladu s sklenjeno pogodbo, ker nima potrebnih podatkov za izvedbo.  

• izvajanje zakonitih interesov za katere si prizadeva podjetje ali tretja oseba (v tem primeru podjetje vedno opravi presojo skladno z Uredbo GDPR),

Podjetje lahko osebne podatke obdeluje na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva podjetje. Kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo podatki, to ni dopustno. Podjetje vedno opravi presojo skladnosti z Uredbo GDPR.

• na podlagi privolitve posameznika (kadar podjetje nima pravne podlage na osnovi zakona, opravljanje javne službe, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, lahko posameznika zaprosi za privolitev (soglasje o obdelavi osebnih podatkov), na podlagi katerega lahko podjetje obdeluje osebne podatke za naslednje namene:
• stalen/začasen naslov, telefonska številka in številka GSM ter naslov elektronske pošte za namene komunikacije in obveščanja,
• EMŠO oziroma davčna številka za morebitne izvršbe (npr. neplačilo računa),
• druge namene s privolitvijo posameznika
  
  

Posameznik, ki je podal soglasje za obdelavo osebnih podatkov, ima možnost,  da se odjavi iz sistema osebnega obveščanja na obrazcu Preklic soglasja za obveščanje preko telefona in e-pošte, ki ga dobite na povezavi https://www.vo-ka-celje.si/sl/obrazci-98 in izpolnjenega pošljite na e-naslov: info@vo-ka-celje.si oziroma na naslov podjetja Vodovod-kanalizacija, javno podjetje, d.o.o., Lava 2a, 3000 Celje.

Če podate prijavo, vprašanje ali pripombe vas bo podjetje, če boste posredovali svoje kontaktne podatke, obvestilo o ugotovitvah glede vaše prijave oz. vam odgovorilo na vaše vprašanje. Podjetje vas bo kontaktiralo tudi, če bo potrebno razjasniti dejansko stanje v primeru prijave (seveda le, če boste posredovali svoje kontaktne podatke).

Posredovanje osebnih podatkov

Nekatere osebne podatke v skladu z zakonodajo posredujemo lokalnim in državnim inštitucijam – vedno zaradi upoštevanja veljavne zakonodaje.

Podjetje in zaposleni v podjetju ne posredujejo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam in tudi ne nepooblaščenim podizvajalcem posameznih storitev.

Podjetje in zaposleni v podjetju osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države.

Podjetje vaših osebnih podatkov, pridobljenih z obiskom spletne strani ne bo posredovalo tretjim osebam, razen če zakon ne določa drugače. Prav tako podjetje drugim ne bo posredovalo vaših podatkov, pridobljenih na podlagi vaše prijave, vašega vprašanja oz. pripombe, razen če zakon ne določa drugače.

Pogodbena obdelava osebnih podatkov s strani zunanjih izvajalcev

Pri zbiranju in obdelavi osebnih podatkov o naših uporabnikih lahko za obdelavo teh podatkov uporabimo tudi naše podizvajalce, vendar le za namene, ki so navedeni zgoraj v sklopu namena zbiranja in obdelave podatkov kot na primer tiskanje in pošiljanje računov.
S svojimi podizvajalci skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej Politiki varovanja osebnih podatkov in v okviru pogodbe jasno določimo kateri so ti podatki, varnost prenosa, čas uporabe,  in drugo pomembno z vidika varstva osebnih podatkov. Ti podizvajalci so zavezani k spoštovanju varovanja osebnih podatkov, uporaba teh podatkov v druge namene pa je strogo prepovedana.

Pogodbeni obdelovalci s katerimi sodeluje podjetje:

• vzdrževalci informacijskih sistemov (npr. i-Komunala, e-občine)
• vzdrževalec spletne strani
• ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Microsoft, Google),
• izvajalci storitev po pogodbi: pridobivanje služnosti, izvajanje varstva pri delu, izvajanje zdravniških pregledov za zaposlene, tiskanje in pošiljanje računov in opominov, vzdrževanje poslovne programske opreme, čiščenje poslovnih prostorov, varnostne storitve …
• občine ustanoviteljice: baza cestnih podatkov

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati le v okviru navodil podjetja, uporaba osebnih podatkov v druge namene ni dovoljena in predstavlja kršitev.

Spletni piškotki (ang. Cookies)

Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki jih spletna stran pošlje brskalniku uporabnikov za shranjevanje na trdem disku. Piškotki lahko olajšajo uporabo spletnega mesta na način, da shranjujejo in urejajo status, aplikacije, nastavitve in druge informacije o uporabniku; so v splošni uporabi in na splošno veljajo za sprejemljive. Večina brskalnikov je nastavljena na sprejemanje piškotkov, uporabniki pa lahko spremenijo nastavitve in zavrnejo piškotke ali si nastavijo opozorila v primeru pošiljanja piškotkov.

V našem podjetju uporabljamo piškotke kot združene podatke, da spremljamo obseg obiskov na naši spletni strani, katere so najbolj obiskane vsebine in z namenom nuditi dobro izkušnjo na naši spletni strani tudi v bodoče - izboljšati vsebino in orodja uporabe spletne strani.

Delovanje spletnega brskalnika lahko spremenite v nastavitvah, tako da računalnik piškotke zavrne ali da prejmete opozorilo, preden se piškotek shrani. Namestitev piškotkov lahko v brskalniku tudi popolnoma preprečite za vse obiskane spletne strani. Piškotke, ki so že shranjeni na vašem računalniku, lahko izbrišete.

Povezave do drugih spletnih strani

Naša spletna stran lahko, kot prednost uporabnikom, vsebuje povezave ali reference na druge spletne strani. Naše podjetje ne odgovarja za zaščito zasebnosti in vsebino teh drugih spletnih strani, kot tudi ta politika o varstvu osebnih podatkov ne velja za druge spletne strani. Priporočamo, da si posameznik prebere politiko o varstvu osebnih podatkov vsake spletne strani, ki jo obišče.

Varnost vaših osebnih podatkov

Podjetje skrbi za informacijsko varnost, varnost prostorov ter varnost aplikativne (sistemske in programske) opreme. Informacijski sistem podjetja je zaščiten s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Izvajamo ustrezne standarde, organizacijske, tehnične in varnostne ukrepe, ki onemogočajo uničenje, spreminjanje, izgubo, nepooblaščeno razkrivanje in dostop do vaših osebnih podatkov in tako preprečujejo nezakonito in nepooblaščeno obliko obdelave osebnih podatkov.

V našem podjetju smo in bomo tudi v prihodnje sprejeli (v razumnih mejah naših zmožnosti) vse potrebne ukrepe za zaščito osebnih podatkov, ki jih pridobimo od vas. Ti ukrepi zajemajo predvsem varovanje pred zlorabo in nepooblaščenim dostopom, razkritjem, nepooblaščenim spreminjanjem ali uničenjem in izgubo podatkov.

Vsi naši zaposleni in pogodbeni obdelovalci podatkov, ki imajo dostop do osebnih podatkov, so dolžni spoštovati zasebnost le teh. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov (EMŠO, davčna številka ipd.), jih posredujemo zaščitene z geslom.

Posameznik je odgovoren, da so osebni podatki točni in verodostojni in posredovani podjetju na varen način.

Varnost zbranih podatkov spletnega mesta

Podjetje vaših osebnih podatkov, pridobljenih z obiskom spletne strani ne bo posredovalo tretjim osebam, razen če zakon ne določa drugače. Prav tako podjetje drugim ne bo posredovalo vaših podatkov, pridobljenih na podlagi vaše prijave, vašega vprašanja oz. pripombe, razen če zakon ne določa drugače.

Podjetje se zavezuje, da bo varovalo zaupnost osebnih podatkov uporabnikov spletnega mesta. Zbrane podatke bomo uporabili izključno za namene, za katere jih bodo posredovali uporabniki spletnega mesta in v okviru zakonskih pristojnosti podjetja. Storili bomo vse, da vaše osebne podatke zaščitimo pred kakršnimi koli kršitvami in zlorabami.

Vaša vprašanja v zvezi z varstvom vaših osebnih podatkov pri uporabi te spletne strani lahko pošljete na info@vo-ka-celje.si.

Hramba osebnih podatkov

Podatki se bodo v podjetju hranili le toliko časa, da bo dosežen namen, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani.

Podatki, ki jih podjetje obdeluje na podlagi zakona se hranijo za obdobje, ki ga predpisuje ta zakon, nekatere pa je v skladu z zakonom treba hraniti trajno.

Podatke, ki jih podjetje obdeluje na podlagi pogodbenega odnosa s posameznikom se hranijo za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primeru, ko pride med podjetjem in posameznikom do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani podjetje podatke še 5 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Podatki, ki jih podjetje obdeluje na podlagi privolitve posameznika ali zakonitega interesa, bo podjetje hranilo do preklica privolitve ali do zahteva do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 30 dneh. Podjetje lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko podjetje zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Uredbe GDPR (3. odst. 17. člen) v naslednjih primerih: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave na podlagi prava EU ali države, ali izvajanje naloge v javnem interesu, iz razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja, za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene, za uveljavljanje, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Po preteku roka hrambe podjetje osebne podatke trajno izbriše ali anonimizira, tako, da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Dostop do in popravki osebnih podatkov ter izbris

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati  dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Posredovan vam bo seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen.

Z osebnim obiskom lahko posameznik v našem podjetju preveri s katerimi osebnimi podatki razpolagamo. Zahtevo bomo potrdili v roku enega meseca. V primeru, da osebnih podatkov ne bi smeli razkriti, bomo navedli razlog za takšno zavrnitev.
Za osebne podatke želimo poskrbeti, da so točni, veljavni in popolni, zato želimo in pričakujemo, da se v primeru morebitnih napačnih informacij, posameznik obrne na nas. Osebne podatke, s katerimi razpolagamo, bomo popravili.

Za namen pridobivanja potrditve, ali se v zvezi s posameznikom obdelujejo osebni podatki in posledično še ostale informacije, lahko posamezniki uporabite sledeči elektronski naslov, kamor naslovite svojo zahtevo: info@vo-ka-celje.si. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami Splošne uredbe in Politike varovanja osebnih podatkov.

Dostop do vaših osebnih podatkov in uveljavljanje pravic skladno z Uredbo GDPR je za vas brezplačno. Podjetje si pridržuje pravico, da zaračuna razumno plačilo v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko zahtevo tudi zavrnemo.

V primeru uveljavljanja pravic po Uredbi GDPR bomo morda morali od vas zahtevati določene informacije, ki nam bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete. To je varnostni ukrep, ki preprečuje razkritje osebnih podatkov nepooblaščenim osebam.

Kontaktni podatki upravljalca in pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (DPO)

Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu

Na spletni strani Informacijskega pooblaščenca lahko posameznik prek obrazca poda prijavo zaradi kršitev zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov.

Zadnja spremembe Politike o varovanju osebnih podatkov

Vsaka sprememba Politike o varovanju osebnih podatkov se objavi na spletni strani podjetja in oglasni deski podjetja. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša z vsebino Politike o varovanju osebnih podatkov.

Politiko varovanja osebnih podatkov je bila nazadnje spremenjena aprila 2023.